4、正确划分保管期限 。根据国家有关规定和立档单位制定的档案保管期限表，将文书材料按不同的保管期限分开 。
A、文书档案根据国家档案局2006年8号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表》的规定和立档单位制定的档案保管期限表，将文书材料按永久、定期(30年、10年)二种不同的保管期限分开。
(1)永久保存的.文件有以下八个重要方面：一是本机关制定的法规政策性文件材料 。这一条从文种的专指性上理解，可以细化为法律、法规、条例和政策性文件材料 。二是本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料 。本机关召开的重要会议主要指本级党*会、人代、政协会、经济工作会、纪检会及本机关召开的年度工作会议、党组(党委)会议、行政办公会、重要的专题工作研讨会的文件材料 。要因机关性质来比较，对本机关只要具有重要影响力的活动都算 。比如本机关机构设置、撤并、名称更改、人事任免、评先、组织简则、人员定编、印信启用和作废等文件材料 。三是本机关职能活动中形成的重要业务文件材料 。主要指本机关形成的年度或年度以上工作计划、总结、规范性文件、重要业务事项的文件、重要专题的调研材料、大事记、组织沿革、综合性统计报表等文件材料 。四是本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示、报告、总结、结合性统计报表等 。五是本机关机构演变、人事任免等文件材料 。六是本机关房屋买卖土地征用，重要合同协议、资产登记等凭证性文件材料 。七是上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料，主要是指法律、法规、条例、业务标准、中长期发展规划等 。八是同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料 。把握机关文件材料重要性和一般性，是否永久保管，要从机关职能活动规模大小、归档层次、影响力、产生的文件材料是否具备政策性等诸多因素来考虑 。
(2)定期保管的文书档案主要包括：一是本机关职能活动中形成的一般性业务文件材料;主要是指本机关各部门在履行职能活动形成一般性的规章、办法、意见等文件材料 。二是本机关召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料，三是本机关形成的有关事务管理、制度、安全保卫等一般性文件材料 。四是本机关人事管理工作形成的一般性文件;包括工作计划、总结、专题调研材料等 。五是本机关关于一般性问题的请示与上级的批复、批示 。一项系统工程，是分阶段进行的，那么在各阶段形成的文件材料，只能当成一般性的业务 。至于一般性的工作报告、总结、统计表，是指机关各部门自己形成的，仅反映一个部门或一个方面职能活动的文件材料 。六是上级机关制发的关于本机关主管业务，但要贯彻执行的一般性文件材料(包括一般性的会议文件材料)，这一条几乎大多数机关都有，虽是普发性的，但不是事物性的，而是需要贯彻执行的 。七是上级机关和同级机关制发的非本机关主管业务但需贯彻执行的文件材料 。在这一条中提到上级或同级，不一定是本机关的主管业务，但又需参照执行，比如财政、人事、劳动等部门制发的调资、劳保、福利、差旅费报销、税务、职称、计生等文件材料 。八是同级机关、下级机关关于一般性业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料 。九是下级机关报送的年度或年度以上计划(含长远规划)、总结、统计、重要专题报告等文件材料 。以上定期保存的9条中有7条使用了“一般”这个词 。把握文件材料的“一般”要看文件材料涉及的问题是否常规性、技术性等方面的问题 。