百姓网创始人王建硕个人简介，他教你如何高效地开会( 三 ) _会议

如何可以把类似的会议开得更加高效？
【百姓网创始人王建硕个人简介，他教你如何高效地开会】什么是做得好需要继续保持的？
什么是做得不好需要改进的？
这属于会议本身挖坟的一部分，若有时间，且会议刚刚开启的时候可以加入。
如上是一个大纲，会议组织者需要在开始之前把会议的议程发出并陈述。如果在陈述的过程中收集到任何可以改动议程的建议，那是非常得体且珍贵的。没有比确认议程更加能够系统性地提高会议效率的事情了。
会前准备有一些会议，可以通过会前准备的方式令会议更加高效。会前准备包括：
阅读材料。有的时候一篇论文、一篇管理学的论述、一些背景资料或一些报表，都可以帮助与会者提前获得类似的视野，从而节省会议的时间。基于文本的对话是很多的机构证明过行之有效的讨论方式。基于一个（哪怕是错误的）文本的讨论，更容易让大家对于基本概念达成一致，不至于离题过远，或花费宝贵的会议时间来达成概念和定义上的一致。议题和材料。若有动议，建议把动议和支持材料会前发出，以便于参会者在参会之前就可以根据材料做出同意或反对的决定。如此，会议的讨论环节会更加高效。其他功课。还有任何其他的功课，比如了解某话题的具体细节，某人提前对于某种状况的总结和陈述等，都可以在会前提出。会前准备的基本理念是，通过少数人，或全部参会者会前的准备，可以大幅减少开会中的时间损耗，从而提高参会效率。
为了强制会前准备，我们常用的办法是在正式会议中加入3分钟的考试环节。虽然现在还没有公司级别的惩罚措施，但是考试环节的确极大地促进了会前准备的完成率。
*图片来源：壹伴
会议的角色角色，这也是要在会议筹划中必须体现规划的。
若没有任何的规划，会议的所有参与者都会像参加所有的会议一样安静舒适地窝在会议室的一角，看似勤奋实则是一个休息的好时机。我们对这种现象坚决说不。通过角色的设定，可以让每个人紧张起来。如下是百姓网历史上常用的角色：
主持人（必须）。主持人正常情况下就是发起者。主持人的角色是明确会议目标、限制条件、议程和角色（就是会议的前5分钟的工作），在讨论的时候确保讨论按照会议的限制条件、角色和目标进行。主持人可以不参与讨论，只有当讨论跑偏的时候才需要干预。
此外，主持人还有一个最重要的角色就是严格按照议程的时间来组织讨论，并在每个部分的一半时间，还有3分钟，和时间到的时候给出提示。刚开始开会的时候一定会出现时间不够的情况，这时建议严格按照时间结束。这是在用一两个会议的失败为代价，推动整个组织向更好的议程安排、更好的会议准备、更加高效的讨论方向前进。

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